مسئولیت و کارکردهای فناوری اطلاعات در سازمان‌ها

پیرو مقاله “ضرورت اصلاح نگرش مدیران سازمان های کوچک و متوسط به فناوری اطلاعات” که پیشتر منتشر کردم  بر آن شدم تا در مقاله‌ای تکمیلی مسئولیت‌ها و کارکردهای واحد فناوری اطلاعات در شرکت‌ها را با استفاده از منابع موجود در اینترنت و تجربه کاری یک دهه گذشته به سمع و نظر علاقه مندان برسانم.

در دنیای امروز تقریبا تمامی کسب و کارهای شرکتی از پلتفرم‌های نرم افزاری در سطوح مالی و سازمانی و….. استفاده می‌نمایند و پیاده سازی و نگهداری صحیح این زیرساخت نرم افزاری و سخت افزارهای مرتبط بر عهده واحد فناوری اطلاعات است.

تعامل کارآمد واحدهای سازمانی دیگر به صورت‌های سنتی امکان پذیر نیست و بدون وجود راهکارهای مبتنی بر IT  عملا چرخه کسب و کار مختل خواهد شد.

بقا و چابکی کسب و کارها بدون حضور و خدمات‌دهی بخش فناوری اطلاعات عملا امکان پذیر نبوده و بروز و تثبیت پاندمی کرونا و لزوم دورکاری بخش‌هایی از سازمان این روند را بیش از پیش با اهمیت ساخته است.

 متاسفانه بسیاری از مدیران و کارآفرینان کشور اولویتی برای بکارگیری اثربخش فناوری اطلاعات در مجموعه خود نداشته و درک مناسبی از این حوزه ندارند.

از نظر اینگونه مدیران سنتی، مسئولیت کارشناسان IT به نصب ویندوز، نرم افزارها و حل مشکلات پرینتر خلاصه شده و تجهیرات و سرویس­های سازمان که مرتبط با  IT  می‌باشند از هرگونه رسیدگی در جهت پیشگیری از بروز مشکلات، به روزرسانی و دفع تهدیدات احتمالی بی نیاز هستند.

نگرش مدیران به خدمات IT کاملا با نوع نگاه آن­ها به حل خرابی آبگرمکن دیواری منازل یکسان است که صرفا با بروز مشکل، کارشناسی جهت حل آن مشکل به محل مراجعه و اقدام به رفع عیب می‌نماید و هیچگونه مستنداتی جز پسورد سرور و وای فای که در دفترچه یکی از کارمندان دفتر ثبت شده وجود ندارد و در بهترین حالت صرفا لایسنس آنتی ویروس کامپیوترها به صورت سالانه تمدید می‌گردد.

مسئولیت و کارکردهای پیشنهادی IT

• تحلیل نیاز فعلی و آتی سازمان در جهت ارائه سناریوهای مختلف برای راه اندازی زیرساختی توسعه پذیر
• راه اندازی سرویس ­های مورد نظر سازمان با رویکرد پوشش نیاز 10 سال آتی مجموعه
• مستند سازی کلیه فرآیندهای مرتبط با فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان
• نگهداری و به روز رسانی تجهیرات، سرویس­ها و سرویس گیرنده­ها با برنامه ریزی مدون و اجرای سخت گیرانه
• تهیه سند توسعه فناوری اطلاعات در راستای پیشرفت و توسعه مجموعه
• تعامل سازنده با کلیه واحدهای سازمانی در جهت شناسایی و پیشنهاد راهکارهای تکنولوژی اطلاعات که منجر به تسهیل فرآیندهای مجموعه گردد
• پیاده سازی و ممیزی تجهیزات امنیتی نظیر فایروال
• پیاده سازی الزامات امنیتی حوزه فناوری اطلاعات در سطوح مختلف سازمان
• پیاده سازی مکانیزم­ های بکاپ گیری و ممیزی و کنترل بکاپ ­ها به صورت ادواری
• پیاده سازی ساختارهای مانیتورنیگ زیرساخت و تجهیزات سازمان
• آموزش­های مرتبط به امنیت در حوزه فناوری اطلاعات به کارکنان سازمان جهت جلوگیری از نفوذ و نشت اطلاعات سازمانی
• پیاده سازی بسترهای ایمن دورکاری پرسنل
• کارشناسی و مشاوره در انتخاب، استقرار و پشتیبانی سیستم­ های مالی و اداری
• کارشناسی و مشاوره در پیاده سازی بسترهای تجارت الکترونیک نظیر وب سایت

عملیاتی کردن موارد فوق  فارغ از هر گونه اولویتی تابع مستقیمی است از عومل ذیل :

• اندازه سازمان از حیث منابع انسانی
• گستره توزیع جغرافیایی واحدها
• متوسط سطح دانش و میزان به کارگیری تکنولوژی در سازمان
• سودآوری سازمان
• نگرش مدیران به فرآیندهای سیستمی و استفاده از پلتفرم­های نرم افزاری سازمانی

بزرگی سازمان از حیث منابع انسانی

هر چه تعداد پرسنل ستادی و عملیاتی یک سازمان بیشتر باشد میزان استفاده از تجهیزات و سرویس ­های مرتبط با فناوری اطلاعات نیز بیشتر خواهد بود.

وجود واحدهای مختلف سازمانی، ارتباط این واحدها با یکدیگر در راستای تکمیل جریان کار و به اشتراک گذاری منابع در سطح شبکه سازمان و نیاز به حل مسائل و مشکلات در این زمینه،  لزوم ایجاد و به کارگیری خدمات واحد IT را توجیه می­ کند.

گستره توزیع جغرافیایی واحدها

تنوع خدمات و الزام به استقرار بخش­هایی از سازمان در مناطقی خاص باعث گردیده است بسیاری از مجموعه­ ها دارای بیش از یک مکان کاری بوده و خدمات و نیروی کار در مراکز متعددی توزیع شوند و تمامی این شعب با توجه به سیاست گذاری مجموعه می‌بایست از سرویس‌های سازمانی بهره برند.

معماری این ساختار و نگهداری به روز آن در جهت پیشگیری از توقف کار و پیاده سازی راهکارهای امنیتی از دیگر علل استفاده تخصصی از خدمات IT  است.

سطح دانش و میزان به کارگیری تکنولوژی در سازمان

با تحلیل شرکت­ های مختلف میتوان فهمید که بین سطح دانش و میزان به کارگیری تکنولوژی در سازمان و به کارگیری فناوری اطلاعات رابطه مستقیمی وجود دارد.

راهکارهایی تکنولوژیک تماما مبتنی بر زیرساخت ­های فناوری اطلاعات بوده و نیروهای متخصص در این مجموعه­ ها نیز در جهت استفاده بهینه و اثر بخش به دانش افزایی مشغولند.

نتیجه این تعامل مثبت سازمانی آشنایی با راهکارها و روش­ هایی است که الزاما بدون حضور فناوری اطلاعات بی اثر خواهند بود و فقر دانش و اتکا به تجربه کاری نیز تبعاتی همچون سناریو زیر را به دنبال خواهد داشت.

به عنوان مثال؛ در واحدی صنعتی، مدیر تولیدی فاقد مدارج علمی با 17 سال سابقه کار مشغول به همکاری است که تفاوت سیستم ردیابی تولید و ERP را نمی­داند.

نتیجه تشخیص اشتباه مدیر تولید، باعث تصمیم اشتباه مدیرعامل در خرید سیستمی گرانقیمت و ناکارآمد می ­شود که هزینه ­های آن در میان مدت و بلند مدت فقط متوجه سازمان است.

سودآوری سازمان

به جرات میتوان گفت سودآوری، پدال گاز و ترمز هزینه مدیران در فناوری اطلاعات است.

برای مثال در سال 1398 جلسات متعددی با مدیر ارشد مالی یک مجموعه صنعتی در حوالی تهران با پتانسیل اشتغال 200 نفر نیروی کار جهت راه اندازی واحد فناوری اطلاعات و زیر ساخت های IT مجموعه داشتم. در ابتدا تمامی موارد به بعد از نصب ماشین آلات موکول و با گذشت زمان فرآیندها به آغاز تولید و سپس به رسیدن به نقطه سر به سر و در نهایت به کسب سود در فروش محصولات تولیدی سپرده شد. گرچه با گذشت یکسال و کسب سود سرشار کماکان هیچ کاری در این زمینه صورت نگرفته است (بعدها متوجه شدم این مدیر ارشد مالی از حداقل اختیارات جایگاه شغلی خود کاملا بی بهره بود).

مکررا گفته ­ام که بسیاری از مالکان و مدیران ارشد شرکت­ ها به جای نگرش زیرساختی و سرمایه ­ای، هزینه ­های IT  را به عنوان هزینه­ های سربار مجموعه خود قلمداد می­کنند.

نگرش مدیران به تفکر سیستمی و استفاده پلتفرم ­های نرم افزاری سازمانی

کم نیستند مدیرانی که اعتقادی به سیستمی بودن فرآیندهای سازمان خود ندارند. این مدیران در تمامی جزئیات عملکردی سازمان خود نظارت کرده و به زبان ساده این مجموعه ها  قائل به شخص هستند.

نتیجه انتخاب این رویکرد؛ واحدهای سازمانی تکامل نیافته، تعاملات سازمانی تلگرامی و واتساپی، سیستماتیک نبودن روال­ها، بی نظمی کاری و ده­ها مشکل دیگر است که سد راه پیاده سازی و استفاده صحیح از فناوری اطلاعات و ابزارهای آن است.

در سازمان ­های سیستم گرا، فرآیندها فارغ از اشخاص، پیگیری و انجام شده و در این مجموعه ها از پلتفرم های اتوماسیون ، ERP  و BPMS  به خوبی استفاده می­شود.

نتیجه گیری

هر آنچه در این مقاله و مقاله پیشین بیان شد ماحصل سال­ ها تعامل با  شرکت­ هایی است که از عدم پیاده سازی یا استقرار و بهره برداری ناصحیح و غیر استاندارد این زیرساخت‌ها آسیب دیده یا در معرض بروز فاجعه هستند.

مشاوره توسط اهل فن، حلقه مفقوده مدیران در آشنایی با فناوری اطلاعات و اخذ اطلاعات کاربردی در جهت تصمیم گیری و پیاده سازی زیرساخت ­های مرتبط با آن در سازمان است که لازم است توجه بیشتری به آن گردد.

• اشتراک گذاری: